Communicatieplan van het Oranje Comité Drachten

Samenvating

Het beleidsplan van de Oranjevereniging signaleert een aantal speerpunten voor verbetering van de organisatie van de Vereniging. In de speciale bijeenkomsten van het dagelijks bestuur is hier onder meer aandacht aan besteed en naar voren gekomen hoe maatregelen op communicatiegebied bij een verbetering van deze organisatie kunnen  helpen. Met communicatieve middelen moet worden gewerkt aan grotere helderheid van de interne organisatie en onderlinge taakverdeling. Daarnaast kunnen deze middelen ingezet worden ten behoeve van een duidelijker identiteit van de vereniging; een beter en meer eigentijds imago onder de Drachtster samenleving; een verbetering van de externe presentatie van de vereniging; meer informatie-uitwisseling met andere Oranjevereni-gingen; een verbetering van de kwaliteit van de vereniging en een professionelere benadering van de media, gemeenten en andere betrokkenen.

Gebruik en verbetering van deze communicatiemiddelen heeft consequenties  voor de  manier waarop de vereniging nu is georganiseerd.

  1. J.Dijkstra, voorzitter (ten tijde van dit schrijven)

1. Situatie

Er is een tanende belangstelling voor het verenigingsleven in het algemeen, aldus het beleidsplan van de Oranjevereniging 2002-2007. Dit uit zich onder meer in een matige interesse voor de vereniging, landelijke vergrijzing in de besturen (onvoldoende instroom; de gemiddelde leeftijd binnen de besturen wordt langzaam maar zeker hoger), matige tot slechte scores in aantallen donateurs en slechte contributie-opbrengsten. Daarmee komt, op termijn, de continuïteit van de vereniging in gevaar; het risico bestaat dat de kwaliteit van de organisatie wordt aangetast, laat staan dat groei mogelijk is.

De oorzaak van deze ontwikkeling ligt buiten de vereniging; het beleidsplan maakt melding van ‘maatschappelijke ontwikkelingen’.

Het leven is, in het algemeen, drukker en intensiever geworden. Veel mensen moeten reizen om op het werk te komen, men moet sporten om fit te blijven, meehelpen of meepraten op school, opknappen van het huis, hulpvragende ouders leven langer dan vroeger, familie woont vaak niet alleen meer vlak naast je, enz.

De doelstellingen van de vereniging ondervinden, ook los van deze persoonlijke bezetheid, druk van de tijdgeest (economisering van de samenleving, nadruk op persoonlijke ontplooiing, verzwakking van normerende instituties als school of geestelijk genootschap, individualisering ed.). Ook de prioriteit binnen het bestedingspatroon van een gezin is aanzienlijk verschoven de laatste decennia.

Daarnaast verliezen de werkzaamheden van de vereniging aan glans naarmate de mens via de tv ‘het ultieme’ tot zich kan nemen en de oppervlakkigheid, middels dit medium, verder oprukt in de huiskamer.

Het is echter niet allemaal negatief nieuws wat de klok slaat. De laatste jaren is er, op sommige gebieden, een kentering waar te nemen. Met name de verjonging binnen het optreden van ons koningshuis (huwelijken, geboortes) geeft hoop voor de toekomst en ook jongeren voelen zich hierdoor aangesproken. Zoals de associatie van mensen met bekende figuren uit de film, muziek en sportwereld reeds lang aanwezig is, lijkt ook de ‘droomprins’ en het ‘sprookjeshuwelijk’ nieuw leven ingeblazen.

Daarnaast kent de Drachtster Oranjevereniging de vergrijzing niet (meer) in die mate zoals dit landelijk wel het geval is alhoewel verjonging een continu streven moet blijven.

In het beleidsplan wordt er dan ook voor gekozen om de doelstellingen (voorlopig) niet te veranderen.

Wel wordt er gesproken over een sterke verbetering van de wegen om deze doelstellingen te bereiken.

De oplossing voor gesignaleerde problemen moet worden gezocht in vergroten van de aantrekkingskracht van de vereniging, verbetering van de professionaliteit en kwaliteit, versterking van de geldmiddelen en verbetering van de interne en externe communicatie. Met name dit laatste onderdeel wordt hier nader besproken.

2. Beleidsspeerpunten met een communicatiekant

Communicatie is een instrument waarmee kennis, houding en soms zelfs gedrag van mensen kan worden beïnvloed. Een tweelingzusje van communicatie is organisatie, als het gaat om het tot stand brengen van veranderingen. Ook geld kan een instrument zijn. Kortom: communicatie is slechts een deel van het geheel welke verbeteringen tot stand kan brengen. Bij nadere bestudering van de speerpunten zoals het beleidsplan deze weergeeft, blijkt dat er diverse aanknopingspunten zijn waarbij een goed communi-catiebeleid het succes mede bepaalt. Onderstaand worden zaken nader behandeld:

* Versterking/verduidelijking interne organisatie van de vereniging, samenhang en onderlinge banden.

Een sterke en duidelijke interne organisatie kan slechts verkregen worden wanneer er sprake is van een duidelijk organisatiemodel met taakverdeling en expliciet een duidelijke omschrijving van de diverse taken en werkzaamheden binnen het bestuur. Hierdoor ontstaat een betere samenhang en versterking van de onderlinge band.

Concreet stellen wij voor het aanwezige ‘Werkboek’ hierop aan te passen en als zodanig te gebruiken.

Daarnaast is een versterking nodig van de gemeenschappelijke opvatting van waar de vereniging voor staat, waar het om draait en waarmee we ons onderscheiden van andere organisaties/verenigingen.

Dit staat vermeld in c.q. sluit aan bij het beleidsplan 2002-2007 waarbij het versterkende element o.a. verkregen kan worden door concrete bezoeken aan landelijke vergaderingen van het overkoepelend orgaan, bezoeken aan evenementen rondom ons koningshuis ed.

* Identiteit en imago van de vereniging.

Het is, in de eerste plaats, het bestuur van de vereniging zelf bij wie de identiteit van de Oranjevereniging nadrukkelijker moet gaan leven.

De elementen van die identiteit zijn bekend: Koningsgezin, plichtsgetrouw, historisch bewust, professioneel opererend, maatschappelijk betrokken, onderdeel van een nationaal netwerk,

onderling betrokken, enz.

Het is van belang, dat die identiteit zo wordt uitgelegd en uitgedragen dat deze mensen bindt (en dat wie zich niet kan vinden in die identiteit, vertrekt).

Hier horen ook uiterlijke vormen bij die die identiteit communiceren naar anderen en kunnen versterken. Denk aan bv. het concreet vlaggen bij nationale gebeurtenissen, het dragen van bv. een speld, toepassing van een eigen huisstijl, de look and feel van een website, een mailing en andere geschreven uitingen.

Ook in die vormen kan de gezamenlijke identiteit worden versterkt. Het grote publiek, maar ook de media en gemeentelijke en provinciale overheden, moeten in hun denken over gebeurtenissen rond ons koningshuis een directe link leggen naar onze vereniging. Hierbij wordt invulling gegeven aan het imago zoals het beleidsplan dit weergeeft. Dit imago en deze identiteit kan middels uitwerking en doorvoering van dit communicatieplan bereikt worden en zal een positieve uitwerking hebben op o.a. de donateurwerving.

* Externe presentatie van de bestuursleden

De bestuursleden moeten zich naar buiten als een eenheid presenteren. Concreet houdt dit in dat daar waar acte de presence gegeven moet worden dit gezamenlijke gebeurt en in eensgezindheid. Daarnaast dienen de bestuursleden één geluid, naar buiten toe, te laten klinken. Dus geen tegenstellingen in bv. interviews, geschreven   teksten ed. In de diverse uitingen (briefpapier, folders, advertenties ed.) dient een constant beeld te zijn

* Werving en binding van donateurs

Dit is een taak voor de vereniging als geheel die door het bestuur gedelegeerd kan worden naar één of meerdere personen.

Bij het werven van donateurs gaat het om het ‘neerzetten’ van het imago van de vereniging, het in contact treden met de doelgroep,

het informeren van de doelgroep, het lokken van de doelgroep.

Wat is gezegd over identiteit, moet dus doorwerken in de donateurwerving. Aanscherping van de identiteit moet doorwerken in een heldere boodschap aan potentiële- en aspirantdonateurs.

* Verbetering van de presentatie van de vereniging naar buiten.

Het is van groot belang dat de vereniging zich als één geheel naar buiten toe presenteert. Het gaat hier om de wijze waarop de vereniging communiceert met de buitenwacht, zoals het publiek, de gemeente, pers, instellingen, bedrijven enz. Bij manifestaties die zich publicitair (via de pers, de media, op uitnodiging ed.) buiten de kring van onze vereniging voordoen is het aspect van de public relations belangrijk. Het optreden, de gesprekken, de publicatie, het interview moeten altijd (mede) worden gebruikt voor publiciteit ten gunste van de vereniging. Aspecten van de identiteit moeten mee overgebracht

worden. In het gehoor zitten potentiële donateurs en sponsoren.In de diverse uitingen (briefpapier, folders, advertenties ed.) dient een constant beeld te zijn.

3. De middelen

Heldere identiteit, identiteitbevestigende stijl, verenigingsimago, donateurswerving, PR-uitingen, informatieuitwisseling tussen verenigingen, kwalitatief goede activiteiten enz. heeft gevolgen voor de communicatiemiddelen die we (gaan) gebruiken en ook voor de manier waarop de communicatie verloopt binnen de vereniging/organisatie. Onderstaand geven we een aantal middelen weer die minimaal vereist zijn:

De statuten en naamgeving van de vereniging

De aanwezige statuten dienen waar nodig herzien en geactualiseerd te worden. Dit geldt tevens voor de naam van de vereniging: Christelijke Oranjevereniging. Een meer hedendaagse en aansprekende naam is noodzakelijk.

De huisstijl

Als er één instrument is dat de identiteit intern en extern versterkt is het de huisstijl van de vereniging. Daaronder wordt minimaal verstaan: het logo.

Het huidige logo van de vereniging is weinig zeggend en wordt waarschijnlijk daarom ook weinig toegepast bij interne en externe uitingen. Een goed herkenbaar en sprekend logo is onmisbaar voor de uitstraling. Daarnaast wordt er veelvuldig gebruik gemaakt van affiches (direct of middels advertenties). Ook op deze affiches behoort uiteraard het logo te staan. Daarnaast verdient het aanbeveling een nieuw en meer eigentijds affiche te (laten) ontwerpen.

Dragers van de huisstijl zijn feitelijk alle interne en externe uitingen van de vereniging. Te denken valt hierbij aan o.a. het briefpapier, enveloppen, affiches, advertenties, omslag van een (eventueel) blad of nieuwsbrief, uitingen op eventuele folders en donateurs-wervingen, de website, digitale toepassingen.

Interne Nieuwsbrief

Een nieuw op te zetten 2 maandelijkse interne nieuwsbrief is het medium bij uitstek waaruit intern de aangescherpte identiteit moet blijken. In de eerste plaats uit de inhoud. Het is een brief die  vooral over onszelf gaat en waar iedereen zijn ei kwijt kan bij het secretariaat.

Daarnaast is het een brief die ons informeert over ontwikkelingen bij de overkoepelende organisatie en nieuws rond het koningshuis. Hier kunnen ook onderwerpen in behandeld worden die de kennis over oranje bij de bestuursleden vergroot. Daarmee komt er een medium bij waar wensen en behoeftes van bestuursleden kunnen worden uitgesproken naar anderen. De brief hoeft niet lang te zijn maar kan waardevolle ideeën opleveren.

De 2-maandelijkse frequentie hoeft geen bezwaar te zijn naarmate we de e-mail functie een grotere rol zouden laten vervullen (kostenloos) en waar dat niet het geval is, de brief per post niet te kostbaar wordt. Deze 2-maandelijkse frequentie heeft ook een bindend element in perioden waarin de vergaderfrequentie minder is.

De website

Anno 2002 is het bijna ondenkbaar dat er een vereniging bestaat die niet de beschikking heeft over een eigen website op internet. Daar vindt beeldvorming plaats van wie we zijn. De vormgeving is hier belangrijk, maar ook wat er te zien en te lezen is. Wat willen we kwijt, wat zijn de activiteiten, waar staan we voor ed. Uiteraard dient deze site aan diverse organisaties ‘gelinkt’ te zijn waarvan de Gemeente-site wel erg belangrijk is daar,  via dit kanaal, waarschijnlijk de meeste bezoekers naar de site komen. Voor een internetwerkgroep ligt hier een grote taak en de vereniging moet niet bang zijn wat geld te investeren in een site. Ook kan ze hiervoor sponsors benaderen.

Affiches,  folders en andere uitgaven

Alle uitingen op schrift van de vereniging dienen geactualiseerd te worden waarbij eenheid in alle uitingen voorop staat. Wat hiervoor is gezegd over identiteit en huisstijl geldt hier ook. Een nieuw affiche zal ‘onze boodschap’ eigentijdser en concreter moeten overbrengen. Een folder voor de werving van leden/donateurs zal sprankelend en ‘jong’ van uiterlijk moeten zijn. Advertentie uitingen idem. Inschakeling van een reklameburo lijkt hier onontbeerlijk.

Het secretariaat dient de eindverantwoordelijkheid te krijgen inzake alle uitingen en zij dient er op toe te zien dat uniformiteit en handhaving van de huisstijl gegarandeerd is.

Het Werkplan van de vereniging

In de hernieuwde uitgave van het Werkplan zijn de formele spelregels voor activiteiten vastgelegd waaraan bestuursleden zich moeten houden. Ook de taakverdeling is hierin nader omschreven. Het Werkplan dient jaarlijks, na elke evaluatie van activiteiten, waar nodig aangepast c.q. aangescherpt te worden.

Vergaderingen en bijeenkomsten van de vereniging

Overeenkomstig de gedachtegang in dit communicatieplan is het aanbevelenswaardig om tijdens vergaderingen en bijeenkomsten, naast de reguliere- en huishoudelijke agendapunten ruimte in te lassen voor onderwerpen die te maken hebben met het werkterrein waarop de vereniging zich beweegt. Dit om de kennis van de bestuursleden te verhogen en de betrokkenheid te vergroten. Onderwerpen zouden bv. kunnen zijn: ceremonieel vlagvertoon, uitleg wapen van de Oranjes, informatie aangaande uniformen, historie Oranjes, gebruiken tijdens ceremonies (bv. groeten van het vaandel) etc.

Daarnaast zou de onderlinge band versterkt kunnen worden door bv. 1-2 maal per jaar gezamenlijk bezoeken aan musea af te leggen (bv. het koetsenmuseum).

Contacten met de media

Waar mogelijk zal de vereniging gebruik moeten maken van de media (pers, radio. TV) om haar bekendheid te vergroten en haar doelstellingen uit te dragen. Hiertoe dient actief aktie ondernomen te worden. Daarnaast kunnen er met de lokale media projecten opgestart worden. De voorzitter heeft de kontakten met de media onder zijn verantwoordelijkheid.

4. De PR-functie

De vereniging zou iemand aan kunnen wijzen die alle PR-zaken onder zijn/haar beheer heeft. Dit betreft de volgende zaken:

– verantwoordelijk voor de PR van de vereniging zoals in- en externe uitgaven, website, nieuwsbrief ed.

– verantwoordelijk voor de kwaliteit van de communicatie binnen de vereniging

– bewaakt de interne PR-kwaliteit van het optreden van het bestuur

– verantwoordelijk voor de huisstijlbewaking

– in overleg met de voorzitter verantwoordelijk voor externe kontakten, zoals media,

  overheidsinstanties, burgers ed.

5. Middelen

Naast de eerder genoemde communicatiemiddelen (intern en extern) zal er concreet gebruik gemaakt moeten worden, inzake PR, van aanwezige lokale communicatie-middelen zoals:

*Drachtster Courant e.a. omliggende lokale weekbladen

*Radio en Televisie Smallingerland (RTS)

*NieuwsTV

*Omrop Fryslan (Radio en TV)

*Friesch Dagblad

*Leeuwarder Courant

*Raambiljetten

*Internetsite Gemeente Smallingerland enz.

Voor te organiseren activiteiten, zoals 30 april, zal er een tijdspad bepaald moeten worden die de informatievoorziening en communicatie naar de burgers/bedrijven regelt en waarbij er een ‘opbouw’ in berichtgeving aanwezig is naar de bewuste datum.

Hiervoor dienen persberichten opgesteld te worden en contact gelegd te worden met radio en TV voor interviews over de activiteiten op de betreffende dag.

Massaal gebruik van bovenstaande middelen zal de PR-waarde van de betreffende activiteit enorm doen stijgen hetgeen weer positief uitstraalt naar benaderde sponsors.

Ook is het denkbaar dat bepaalde media acties rondom een activiteit opzet met lokale winkeliers waarbij advertenties rond het item geplaatst worden en er een wedstrijdelement in zit met een bepaalde prijswinnaar.